Sáng nay làm việc với Giám đốc bộ phận IT để tìm hiểu về công việc của bộ phận này. Công ty này cũng đầu tư vào IT nhiều tiền ra phết, chỉ kém mấy công ty viễn thông, ngân hàng thương mại… Anh IT gầy nhẳng như con cá mắm, nhưng được cái hiền, ăn nói nhỏ nhẹ như con gái. Mình thích như thế, hi hi hi …
Mùa kế hoạch ngân sách đang tới. Đây cũng là một lý do tại sao sau khi phỏng vấn xong vòng cuối cùng, bên công ty này cứ nhắn nhủ mình bắt đầu càng sớm càng tốt. Hic. Bắt đầu sớm để chuẩn bị vào mùa Kế hoạch ngân sách, mùa của những lo toan, mùa của những tính toán bộn bề, mùa của những đêm mất ngủ. Chả phải chỉ có người làm tài chính kế toán mải mê nâng lên đặt xuống một rừng số liệu, mà đến cả người phụ trách bán hàng, marketing, rồi IT nhân sự tất tần tật đều băn khoăn với câu hỏi làm gì cho năm tới. Có những lúc mình chợt ao ước 1 năm có vài ba kỳ lập Kế hoạch ngân sách để mình … giảm được vài ký mà không phải ăn kiêng. He he.
Công ty này thường rậm rịch chuẩn bị cho quá trình lập kế hoạch ngân sách từ tháng 8. Vì thế nên mình phải ngâm cứu từ bây giờ, hơn chục ngày nữa là hỏi buổi đầu tiên về Kế hoạch ngân sách rồi. Công ty sẽ tính toán và dự báo xem toàn bộ năm nay sẽ làm ăn thế nào, kết quả ra sao dựa trên số liệu thực tế của 7 tháng đầu năm và đưa ra dự báo cho các tháng còn lại trong năm, từ tháng 8 đến tháng 12. Xong dự báo cho năm nay. Số liệu kế hoạch cho năm sau (năm 2009 chẳng hạn) và thậm chí là 2 năm sau nữa (ví dụ 2020 và 2011) sẽ được các bộ phận phòng ban cùng phối hợp đưa ra. Nói chiện với nhân viên phòng mình thì biết mọi năm cần trung bình khoảng 3 tháng mới làm xong Kế hoạch ngân sách (tính cho đến khi được phê duyệt). Có lần vì nhiều lý do phải mất gần 5 tháng mới duyệt xong, chả làm ăn gì được.
Quy trình lập Kế hoạch ngân sách của công ty này gần giống công ty trước của mình, cụ tỷ là dư thía lày:
- Bước 1 – Lập ban Ngân sách (Budget committee). (Năm trước CFO là trưởng ban, năm nay là năm đầu tiên mình làm ở công ty này, chắc sẽ đề nghị CEO đứng ra chịu trận, năm sau mình sẽ lãnh trách nhiệm, hi hi)
- Bước 2 – Họp toàn thể ban Ngân sách để phân công trách nhiệm, cách thức tiến hành, khung thời gian và các biểu mẫu chính
- Bước 3 – Giám đốc bán hàng cùng một số nhân viên của mình lập kế hoạch của bộ phận bán hàng (hàng hoá, doanh thu, chi phí v.v.)
- Bước 4 – Họp thảo luận về kế hoạch bán hàng. Người tham dự họp thường bao gồm CEO, giám đốc bán hàng, giám đốc marketing, giám đốc sản xuất, CFO và một số ít người có thể đóng góp ý kiến thực sự cho kế hoạch của bộ phận bán hàng. (Trên thực tế, mình thấy sau cuộc họp này các giám đốc bán hàng thường phải điều chỉnh lại kế hoạch của mình. Phần lớn các trường hợp điều chỉnh là “doanh thu tăng lên chi phí giảm xuống”. Một số trường hợp hiếm gặp là CEO yêu cầu kế hoạch phải có tính thực tế cao, phải bám sát tình hình thực tế (thực hiện “reality check” – kiểm tra lại với thực tế), phải không được đưa ra các mục tiêu tốt nhưng thiếu thực tế để đối phó hoặc làm hài lòng các cấp có thẩm quyền phê duyệt. Chả biết công ty này sẽ theo kiểu gì)
- Bước 5 – Giám đốc bán hàng sửa đổi lại kế hoạch bộ phận mình (nếu bị yêu cầu sửa đổi) và gửi cho các bộ phận có liên quan
- Bước 6 – Giám đốc các bộ phận khác (marketing, sản xuất, nhân sự, hành chính, IT, tài chính kế toán v.v.) lập kế hoạch của bộ phận mình và gửi cho CFO/bộ phận tài chính kế toán
- Bước 7 – CFO/bộ phận tài chính kế toán đối chiếu, kiểm tra và tổng hợp số liệu thành kế hoạc ngân sách chung cho toàn công ty. Đến thời điểm này, phần lớn các biểu mẫu trong bộ Kế hoạch ngân sách đã được hoàn thành
- Bước 8 – Họp toàn thể ban Ngân sách. Trong cuộc họp này, các giám đốc bộ phận trình bày và bảo vệ kế hoạch của bộ phận mình. Một số kế hoạch bộ phận có thể bị yêu cầu sửa đổi cho phù hợp hơn với thực tế
- Bước 9 – (Một số) Giám đốc một số bộ phận sửa đổi kế hoạch bộ phận mình và gửi lại kế hoạc bộ phận đã sửa đổi cho CFO/bộ phận tài chính kế toán
- Bước 10 – CFO/bộ phận tài chính kế toán đối chiếu, kiểm tra và tổng hợp số liệu thành bộ kế hoạch ngân sách cuối cùng cho toàn công ty
- Bước 11 – Phê duyệt (mình thấy thường một cấp hoặc nhiều cấp tuỳ mô hình công ty. Ở công ty này là 2 cấp). Có trường hợp kế hoạch và số liệu tiếp tục được cấp phê duyệt yêu yêu cầu sửa đổi
Trong quá trình thực hiện Kế hoạch ngân sách, công ty này thường lập dự báo cho kết quả tất cả các tháng còn lại trong năm và so sánh với kế hoạch ban đầu.
Ném đá: Đến ngày này CFO mới của chúng ta bắt đầu tìm hiểu về IT và cách thức IT hỗ trợ cho quản lý và kinh doanh. Bill Gates đôi khi không lường hết những rắc rối mà ông ta gây ra như máy tính chạy chậm, các vấn đề không tương thích và khó kết nối… Về quy trình lập Kế hoạch ngân sách, các doanh nghiệp khác của Việt Nam có thể tham khảo các bước trên và điều chỉnh cho phù hợp với tính đặc thù của doanh nghiệp mình. Trong phần lớn các trường hợp, kế hoạch bán hàng là tâm điểm của kế hoạch ngân sách, nghĩa là doanh nghiệp hãy lập một kế hoạch bán hàng tốt và khả thi. Hầu hết các kế hoạch khác trong một doanh nghiệp, suy cho cùng, là để hỗ trợ cho việc bán được hàng hoá dịch vụ cho khách hàng.
Tác giả: nlp.
Các câu Chuyện nghề được tác giả thu thập và ghi chép từ trải nghiệm thực tế của những người làm Giám đốc Tài chính và quản lý tài chính ở các môi trường doanh nghiệp khác nhau. Một số chi tiết và tên riêng đã được thay đổi.
