Tại sao dự trù kinh phí (ngân sách) quan trọng

Ước tính và cân đối chi phí phù hợp với doanh thu (trên thực tế hay dự kiến) rất quan trọng bởi vì nó giúp các chủ doanh nghiệp nhỏ xác định xem họ có đủ tiền để tài trợ cho các hoạt động, mở rộng kinh doanh và tạo ra thu nhập cho bản thân hay không. Nếu không có một ngân sách hoặc một kế hoạch, một doanh nghiệp có nguy cơ chi nhiều tiền hơn nó kiếm được hoặc ngược lại, không dành đủ tiền để phát triển kinh doanh và cạnh tranh.

Cách thức lập dự trù kinh phí

Mỗi chủ doanh nghiệp thì đều có cách tiếp cận hoặc xây dựng ngân sách khác nhau. Nhưng có vài cách dưới đây, bạn có thể dễ dàng áp dụng để tạo ra bản dự trù kinh phí riêng cho doanh nghiệp mình. Ví dụ, nhiều chủ doanh nghiệp phải đi thuê mặt bằng hay vay nợ để đủ tiền mua mặt bằng kinh doanh trong khi đó lại vừa phải trả các chi phí khác như lãi vay ngân hàng, tiền trả lương cho nhân viên, và cả tiền thuế ( TNDN và TNCN). Điểm mẫu chốt ở đây là bạn phải cân nhắc và xem xét cẩn thận tất cả những chi phí này và bất cứ khoản chi nào khác liên quan việc xây dựng hay mua lại một doanh nghiệp để tránh được những khoản chi lãng phí hay không đúng mục đích.
Làm gì với doanh thu

Chủ doanh nghiệp hoàn toàn có thể lập dự toán doanh thu trong tương lai dựa trên việc nghiên cứu những xu hướng gần trong ngành bạn kinh doanh, những khảo sát về thị trường( khu vực địa lý, giờ hoạt động..) hay học hỏi từ các doanh nghiệp lân cận và hoặc theo dõi các các bản tin trên các chương trình kinh tế tại địa phương.

Sau khi bạn đã nghiên cứu những thông tin này, bạn nên cân đối doanh thu của doanh nghiệp với chi phí. Mục đích là để thấy được chi phí trung bình bao gồm các khoản như thuê mặt bằng, lương nhân công, chi phí cho sản xuất như nguyên liệu thô .vv. Dựa trên thông tin này, các chủ doanh nghiệp sau đó có thể ước tính hoặc dự báo xem họ sẽ có đủ tiền để mở rộng kinh doanh, hay nên gửi tiết kiệm trong ngân hàng. Tuy nhiên, chủ sở hữu có thể nhận ra rằng để có ba nhân viên thay vì hai, doanh nghiệp sẽ phải tạo ra nhiều doanh thu hơn mỗi tuần.

Dưới đây chúng tôi sẽ hướng dẫn cho bạn 6 cách giúp bạn lập nên một ngân sách tối ưu nhất cho doanh nghiệp của bạn.

1. Rà soát lại các điều kiện

Không phải tất cả các doanh nghiệp đều như nhau, nhưng vẫn có những điểmchung xuyên suốt. Vì vậy hãy chủ động tìm kiếm và kiểm tra thông tin về ngành của bạn trên báo chí, phương tiện truyền thông, hay tại các cơ quan hành chính hoặc đơn giản là nói chuyện với các chủ doanh nghiệp trong ngành để biết xem bạn nên phân bổ các chi phí như thế nào.

Và đặc biệt không như các doanh nghiệp lớn với nguồn vốn lớn và tiềm lực kinh doanh vững chắc, các doanh nghiệp vừa và nhỏ rất dễ bị tác động của những cuộc suy thoái hay khủng hoảng kinh tế. Vì vậy, những doanh nghiệp này càng cần phải làm rõ các chi phí để tránh những những sai lầm trong việc đầu tư hay chi tiêu bất kỳ khoản nào trong doanh nghiệp.

2. Tạo một bảng tính( excel Spreadsheet)

Trước khi mua hoặc mở một doanh nghiệp, xây dựng một bảng tính để ước tính tổng số tiền và tỷ lệ phần trăm doanh thu cần được phân bổ đối với nguyên vật liệu và các chi phí khác. Tốt nhất là liên lạc với bất kỳ nhà cung cấp nào mà bạn sẽ làm việc cùng trước khi tiếp tục. Làm tương tự như với tiền thuê, thuế, bảo hiểm, vv

3.Thả lỏng tính toán

Hãy nhớ rằng mặc dù bạn có thể ước tính một tỷ lệ tăng trưởng nhất định của doanh thu trong tương lai, hoặc một số chi phí có thể được cố định hay kiểm soát, thế nhưng tuyệt đối tất cả chỉ là dự đoán và không hoàn toàn chắc chắn. Bởi vậy, hãy khôn ngoan trong việc tính toán để chắc chắn rằng bạn có một khoản tiền tiết kiệm hay khoản thu lớn để mở rộng kinh doanh hoặc thuê thêm nhân viên mới.

 4. Cắt giảm chi phí

Khi kinh doanh gặp khó khăn chúng ta buộc xoay sở để tìm nguồn tiền từ nơi khác để trang trải những chi phí bất khả kháng, để tiếp tục quảng cáo kiếm doanh thu, hoặc khi một cơ hội mới mở ra đòi hỏi tiền đầu tư; thì những lúc này bạn nên xét đến vấn đề cắt gỉam chi phí.
Cụ thể, là bạn hãy tìm đến các hạng mục mà ít gậy ảnh hưởng và có thể cắt giảm được nhanh chóng. Một ý khác là bạn nên chờ thực hiện việc mua và chi tiêu sau khi chu kỳ trả tiền mới bắt đầu, nghĩa là bạn đã thực hiện xong nghĩa vụ thanh toán đối với nhà cung cấp và các chủ nợ trước khi thêm vào một chi phí mới.                           

5. Đánh giá kinh doanh định kỳ

Các doanh nghiệp chuyên nghiệp thường lập dự toán ngân sách hàng năm, nhưng đối với doanh nghiệp vừa và nhỏ thì điều này rất cần thiết và phải làm thường xuyên hơn. Với một số ngành nghề thì thậm chí cái khoảng thời gian lập dự trù này, chỉ kéo dài một đến hai tháng bởi thị trường biến động khó lường và các chi phí bất ngờ có thể thay đổi hoàn toàn diện mạo tài chính của bạn.

6. Tìm kiếm dịch vụ và nhà cung cấp

Đừng ngại ngần tìm kiếm nhà cung cấp mới hay tiết kiệm chi phí từ các dịch vụ đang được cung cấp cho doanh nghiệp của bạn. Đây là việc có thể và nên được thực hiện ở các giai đoạn khác nhau, kể cả khi mới mua hoặc bắt đầu một doanh nghiệp, khi thiết lập ngân sách hàng năm hoặc hàng tháng, và trong đánh giá kinh doanh định kỳ.
Kết luận

Quá trình lập ngân sách tuy đơn giản nhưng rất quan trọng mà các chủ doanh nghiệp sử dụng để dự báo (và sau đó cân đối) doanh thu hiện tại và tương lai với chi phí. Mục đích là đảm bảo rằng có đủ tiền để giữ cho doanh nghiệp hoạt động, để phát triển kinh doanh, cạnh tranh và để đảm bảo xây dựng một quỹ khẩn cấp chắc chắn.

Nguồn Internet